La participación de las empresas SaaS en el mercado crece cada año. Tú que llevas el liderazgo de una de estas compañías conoces este fenómeno, pero también sabes que el crecimiento implica nuevos y más desafíos.
Este tipo de empresas lleva el nombre SaaS por su sigla en inglés, Software as a Service. Tal como se diría en español, un software como servicio es un tipo de negocio que se basa en la entrega de una plataforma tecnológica a otras empresas o personas.
Las empresas SaaS solucionan distintos tipos de necesidades, enfocadas a la especialización de la plataforma que ofrecen. Este es uno de los elementos más diferenciadores de este tipo de negocio. Como ejemplo puedes encontrar software de mensajería, streaming, contabilidad, seguridad, diseño, etc.
Los clientes de un software como servicio pueden ser variados, dependiendo del tipo de solución que ofrece la empresa. Puede ser una relación B2C, apelando a un consumidor individual o B2B en la que el cliente es otra empresa.
Antiguamente, las empresas ofrecían licencias sobre sus software, que era la base de su modelo de negocio. Actualmente, la mayoría de las empresas SaaS ofrecen sus productos con un formato de suscripciones, sin dejar de lado que también existen otro tipo de cobros en relación al uso y al consumo.
Aunque no es la única forma de pago, las suscripciones se han transformado en el principal modelo de ingresos de las empresas de software como servicio. Este tipo de cobro puede tener distintas características, en relación a los plazos, al monto, etc. Pero todas las suscripciones generan lo que llamamos ingresos recurrentes.
Tú como responsable de una empresa SaaS sabes que uno de los principales desafíos es levantar capital para la compañía, que este sea sostenido y tenga un porcentaje de crecimiento que permita proyectar el negocio.
Es aquí cuando se vuelve fundamental contar con un software de gestión de suscripciones. Que genere una buena administración en relación al desafío que interpone que tu negocio sea en base a suscripciones.
Este tipo de software ayuda a la empresa SaaS a administrar de mejor manera lo que tiene que ver con sus suscriptores y con los ingresos recurrentes. Sobre todo en relación al tiempo invertido en este proceso.
Un software de gestión de suscripciones te ayuda al cobro de ingresos recurrentes, a la generación de facturas, a iniciar los procesos de cobranza, como también contiene métricas que te ayudan a responder preguntas importantes en relación a cómo aumentar la adquisición de clientes, su nivel de rentabilidad y qué hacer antes de lanzar la próxima ronda de financiación.
Mejora el tiempo invertido
¿Te has preguntado cuánto tiempo inviertes en la gestión de los cobros de tu empresa? La mayoría de las compañías tiene un proceso manual para esta tarea, en la que utilizan un Excel en el que ingresan a todos los clientes, los pagos, los cobros, las tarifas para cada uno, promociones, etc.
Todo esto contempla una inversión de tiempo y dinero en la gestión de suscripciones. La demora en realizar este proceso es alta, sumado al margen de error en el momento de cruzar datos de los clientes.
Es muy común que existan errores en la actualización de tarifas para clientes antiguos, en terminar el suministro del servicio, como también situaciones desagradables, en las que se envían mensajes de cobranza a quienes ya han pagado.
Además este sistema deja un espacio a la fuga de capital. Esto porque es complicado realizar un buen seguimiento a todas las suscripciones, sobre todo en empresas que superan los centenares de clientes. Sumándole que por lo general los suscriptores se demoran al menos 15 días en pagar.
Si el proceso no está automatizado, esto genera demoras en el inicio del proceso de cobranza, como también en la forma correcta de cruzar los datos. Mientras que un software de gestión de suscripciones te da un ahorro de 20 horas semanales en operaciones de facturación y cobranza.
Esto porque genera actualizaciones de pagos automáticos, lo que permite dejar en claro quiénes sí pagaron y cuáles son los clientes que iniciarán un proceso cobranza en un corto plazo. Como también genera facturas electrónicas, a usuarios nuevos y recurrentes de forma automatizada. Incluyendo situaciones en las que se debe emitir más de una factura al mismo cliente.
Gestión Automatizada
Un software de gestión de suscripciones busca facilitar a las empresas SaaS el manejo financiero y administrativo de este modelo de negocio. El objetivo central de este software es que el modelo de suscripciones no se transforme en una piedra en el camino y que las compañías puedan utilizar esta herramienta para su beneficio.
Tú como responsable de una empresa SaaS conoces muy bien la situación de este tipo de compañías en relación al ingreso de capital, por lo que buscas mejorar y generar ingresos recurrentes mayores, con el objetivo de alcanzar la tan preciada estabilidad financiera.
Más allá de lo que tiene que ver con el producto que tú ofreces, una mala gestión financiera puede cimentar el camino a la baja de ingresos y a la desaparición de tu empresa del mercado. Es por eso que tienes que tener especial cuidado con todo lo que tiene que ver con la gestión de suscripciones, las operaciones y procesos con los que se gestionan los ingresos.
Toda empresa SaaS tiene distinto tipo de tarifas y relación con su cliente. Las que pueden ir desde pagos mensuales, trimestrales, por uso, por servicio, en cuotas, etc. Como también todo esto puede tenerlo la misma empresa en sus distintos planes.
El software de gestión permite bajar el índice de error en el ingreso de datos de los clientes, los que se ingresan en una ficha que se va actualizando, en relación a características de pago, como es la fecha, el medio de pago, pasarela de pago, etc.
Datos que también permite cruzar y generar una información confiable para el equipo de venta, de marketing y de cobranza.
La ficha de suscriptores permite ingresar las fechas de vencimiento por cada cliente y generar mensajes de aviso de pagos próximos, los que se pueden programar en los días que tú quieras. Como también se generan avisos de cobranza para suscriptores morosos.
Los índices de morosidad de los suscriptores de empresas SaaS es muy alto, lo mínimo que demoran es 15 días, mientras que otros no pagan por meses o en el peor de los casos, nunca.
Cuando se tiene un proceso manual esto puede generar que no se realice un corte del servicio, por lo que muchas veces puedes estar entregando los servicios de tu software de forma gratuita.
Para poder evitar este tipo de problemas, existe un software de gestión de suscripciones que permite que los clientes puedan conectar tarjetas de crédito en las que se cursan cobros de manera recurrente y automatizada a su institución bancaria.
SimpleDTE además de sus múltiples gateways de pago, ofrece dentro sus funcionalidades la conexión con distintos bancos, lo que permite conciliar los pagos recibidos mediante transferencias bancarias.
Esto viene a reforzar la idea de que los pagos se cursen de manera segura y a tiempo. Como también ayuda a orientar los esfuerzos al análisis y gestión de anomalías en el comportamiento de pago.
En relación a la cobranza, permite no perder tiempo, ni recursos en la gestión de cobros de clientes fidelizados y con buen comportamiento de pago. Como también se debe dejar en claro que se pueden generar cobros y pagos únicos de productos o servicios.
Esto te ayuda a bajar el índice de fuga de ingresos de tu empresa SaaS, pero también puede funcionar con otros tipos de pagos, como también generar pagos únicos.
Compatibilidad con agencias fiscales
En las economías digitales desarrolladas, los procesos asociados a los ingresos están estandarizados, como es el caso de Estados Unidos, Europa y gran parte de Asia.
En el país norteamericano cuando se trata de pagos al proveedor se utiliza un “invoice”, lo que se podría traducir como “factura proforma”. Este documento refleja el valor de una venta pero no tiene ninguna validez legal, ni tampoco está autorizado por alguna agencia fiscal.
Los software de gestión de suscripciones en Estados Unidos funcionan bajo esta lógica. Pero en países de Latinoamérica estos no pueden operar, ya que se solicita que los documentos sean autorizados por las agencias fiscales, como por ejemplo el SII en Chile, Sunat en Perú, AFIP en Argentina, entre otras.
En latinoamérica la facturación electrónica es obligatoria desde hace pocos años. Un ejemplo de ello es Chile, aunque fue el país pionero en Latinoamérica en la introducción de este sistema en 2003, no fue hasta 2014 cuando comenzó un proceso gradual de obligatoriedad que terminó en febrero 2018 en la que se volvió total.
En la región existen distintas soluciones que entregan el servicio de facturas electrónicas, pero son muy pocas las que tienen incorporada la gestión de suscripciones y la facturación electrónica autorizada por las distintas agencias fiscales en Latinoamérica. https://www.simpledte.com/
Tú que conoces bien el funcionamiento de las empresas SaaS, sabes la importancia de realizar las facturas electrónicas legalizadas y lo engorroso que puede ser este proceso cuando tu número de clientes va creciendo.
Cuando tu negocio va en aumento y para que pueda expandirse aún más, el proceso de facturación tiene que ser automatizado, ya que cuando tus documentos son cientos o miles se hace casi imposible realizarlo de forma manual.
Información Integrada
Cuando tienes que tomar una decisión que puede cambiar las proyecciones de tu negocio, esta tiene que estar bien fundamentada con la realidad de tu empresa. No puedes tomar decisiones a ciegas.
Un software de gestión de suscripciones te brinda la información necesaria sobre el comportamiento de tus clientes, es por esto que entrega distintas métricas. Entre ellas está la asociada a ventas, en las que se muestra el índice de nuevos ingresos y recurrentes.
También entrega métricas referidas a la cobranza, con gráficos sobre pagos pendientes y recibidos. Los cuales te permiten conocer bien cuál es el nivel de morosidad de tus suscripciones.
En relación a los clientes, puedes encontrar las métricas sobre suscripciones nuevas, recurrentes y pérdidas, como también el ingreso promedio por suscriptor.
Si quieres tener una panorámica general de tu negocio, encuentras los índices sobre los ingresos mensuales recurrentes, Churn o fuga de clientes, LTV o tiempo de vida de los clientes y el crecimiento del MRR (ingresos mensuales recurrentes), lo que te permite conocer cuánto crece tu negocio.
Toda la información que te entregan las métricas es un paso previo importante en la toma de decisiones, ya que te permite tener un conocimiento amplio del comportamiento de tus suscripciones y así poder generar estrategias más acertadas.
Resumen
El desarrollo de una empresa SaaS conlleva muchos desafíos, uno de los principales es la inyección de capital. Este tipo de compañías funciona en mayor parte con un modelo de suscripciones. Por lo que es importante tener conocimientos y un buen manejo sobre los ingresos recurrentes.
Para poder realizar esta tarea de la manera más óptima posible se hace necesaria la implementación de un software de gestión de suscripciones, como es Simple DTE.
Software que tiene integrado las formas de pago, la generación de facturas legalizadas y métricas que te ayudan a tener un mejor manejo de los ingresos recurrentes de una empresa SaaS.
