Uno de los principales desafíos a los que te enfrentas cuando debes administrar las finanzas de tu empresa, es la conciliación de pagos de tus ventas recurrentes. La claridad en la contabilidad de este tipo de ingresos es uno de los pilares fundamentales para el éxito de tu compañía.
El orden contable es una de las características principales que influyen en la forma en que tu empresa crece, pero la conciliación de pagos de ventas recurrentes tiene factores determinantes y específicos, que muchas veces las organizaciones no saben enfrentar de la manera adecuada.
Cuando se habla de conciliación de pagos, esto se refiere al ajuste del saldo contable de una empresa con respecto al monto real que ésta tiene. Esto quiere decir que se debe garantizar la integridad de esta información, en relación a lo que se debe pagar, lo que se debe cobrar y cuanto es el monto del capital de la organización.
Este proceso se lleva a cabo de forma interna en cualquier compañía, en el que se verifican las fechas de cierre, la información contable de la empresa y que ésta coincida en general. La conciliación es un tema frecuente para toda organización, pero tiene distintas complejidades según el tipo de ventas que realice.
Este proceso toma otro tipo de complejidades cuando se trata de empresas que generan pagos de ventas recurrentes. No importa el tipo de producto o servicio que entregue la compañía, ni tampoco el tipo de cobro, del que claramente existen muchísimos, porque cuando se ven enfrentados a realizar la conciliación de pagos, por lo general se vuelve un desorden.
Son diversas las empresas que generan ventas recurrentes, las empresas SaaS son las que llevan la delantera en este tipo de cobro a sus clientes. La forma en la que generan los ingresos es a través de suscripciones, que a su vez generan pagos recurrentes.
La forma o plan que puede ofrecer una empresa puede ser muy diversa, ya que puede disponer de suscripciones mensuales, trimestrales, semestrales, anuales, como también el tipo de pago puede tener canales muy distintos dentro de la oferta del mercado financiero, en las que convive el pago en efectivo, el cheque y tarjetas de crédito.
Pero a pesar de estas diferencias, a la hora de conciliar estos pagos la dificultad tiende a ser la misma, ya que sin distinción del tipo de plan al que se suscribió el cliente, se debe tener un orden claro de qué significa este pago.
Cuando debes gestionar la conciliación de este tipo de pagos, es importante tomar en consideración la forma en la que se reconocerán este tipo de ingresos recurrentes, ya que además es en este proceso en el que se determina el periodo de tiempo en el que se debe dar el servicio al consumidor.
Reconocer ingresos
Como antes mencionamos, por lo general las empresas SaaS son las que deben organizar el ingreso de ventas recurrentes a través de los distintos canales. Comúnmente esto lo realizan de forma manual, con la ayuda de una planilla Excel en la que se encuentran los datos de los suscriptores.
Cuando el número de clientes aumenta y se manejan decenas o cientos, este proceso se hace cuesta arriba, por lo que se recomienda utilizar un software de gestión de suscriptores. Si quieres saber más sobre este tipo de soluciones, te invitamos a leer el artículo ¿Qué hace un software de gestión de suscripciones? Tips para SaaS, en el que encontrarás la información en detalle de cómo funciona esta herramienta.
Para poder realizar de forma óptima la conciliación de pagos de ingresos recurrentes, tienes que tener en consideración que debes conocer cuál es la metodología contable que te ayudará a determinar y reconocer los ingresos que tiene tu empresa.
¿Qué quiere decir esto? Cuando se trata de ingresos recurrentes estos pagos, por lo general, se realizan de forma adelantada, dependiendo del tipo de plan que ofreces y del que el suscriptor contrató.
Para ejemplificar de la forma más simple posible, te daremos un par de casos hipotéticos:
Supongamos que un cliente se suscribió a un plan mensual en el mes de septiembre por el monto de US $100, por lo que el ingreso recibido de ese mes será de los mismos cien dólares y el servicio se prestará por ese mes completo, con una opción de renovación en octubre, en la que dependiendo del plan se mantendrá o subirá el valor de esta.
Por otro lado otro cliente se suscribió a un plan trimestral en el mismo mes de septiembre, pero en este caso se generó un pago por US $350, el que se pagó por adelantado.
En este caso el servicio se debe prestar por los meses de septiembre, octubre y noviembre, pero en los dos últimos meses no se registran ingresos. Es aquí cuando se debe gestionar de la manera adecuada la conciliación de estos pagos.
Los ingresos de este tipo de suscripciones no se deben reconocer por completo en el primer mes en el que se recibió el pago, si no que se debe considerar como un pasivo en el balance general y deben aparecer en él a medida que el servicio se presta.
Balance real
Este proceso es muy importante para una empresa que maneja ventas recurrentes, ya que da un informe de ingresos reales, de la manera más fidedigna posible. En la que podrás saber objetivamente cual es la situación de tu organización.
En el mercado existen distintos tipos de software que permiten realizar esta tarea de forma automatizada, en la que te ayudan a calcular cuál será el monto que debes reconocer cada mes.
Este cálculo se genera por día o dependiendo de cuál es el modo de facturación de tu empresa, si tomamos el primer ejemplo de la suscripción por mes, la facturación diaria correspondiente al mes de septiembre será de US $3,3.
Entendiendo la importancia de la forma en la que se gestiona la conciliación de este tipo de ventas, también se puede determinar el pago que realizará un cliente si crea una suscripción cuando ya pasó la mitad del mes, por lo que se calculará el periodo de tiempo prorrateado en el que se generó el ingreso.
Cuando se trata de ventas recurrentes y suscripciones, hay muchos ingresos que cambian dentro del mes, como son las cancelaciones, reembolsos, rebajas, cupones, facturas anuladas y pagos únicos, todo esto se calcula y se muestra en el balance final.
Resumen
Conciliar los pagos de ventas recurrentes puede generar más de una complicación dentro del balance contable de una empresa SaaS. Lo importante es definir la metodología en la que se realicen este tipo de ingresos.
Para realizar esta gestión puedes utilizar el software que dispone SimpleDTE, que te ayuda a que el modelo de suscripciones no se convierta en una piedra en el camino, si no que puedas automatizar la suscripción de tus pagos recurrentes ya sea B2B o B2C, sin esfuerzos manuales. https://www.simpledte.com/
