Una de las bases de todo negocio es la facturación, es la forma estándar en la que se generan ingresos para la empresa. Pero cuando se trata de compañías que tienen como base el modelo de suscripción, este se torna aún más importante y adquiere diferentes características.
Lo primero que debes tener en cuenta, es que cuando estamos frente a un negocio que basa su modelo en la suscripción, se comienza a hablar de facturación recurrente. Se adhiere esta palabra por la forma en la que los pagos son realizados por los clientes, los cuales son facturados con una frecuencia determinada por la empresa.
Por lo general, las empresas SaaS o Software as a Service, son las que más utilizan este modelo de negocio, ya que su relación con los clientes es en base a la suscripción de los productos que ofrecen. Pero ellas no son las únicas, existen otros negocios, que no son necesariamente vinculados a la tecnología que también se relación comercialmente de esta forma, como los pioneros en el área, que fueron las revistas y periódicos.
Pero poder optimizar el tiempo cuando se trata de facturación recurrente siempre es un desafío, que en muchas ocasiones se transforma en un dolor de cabeza para quienes tienen que administrar el área financiera de la empresa.
Porque si es cierto que la periodicidad en la que se factura a los clientes tiene cierta frecuencia, todos los suscriptores tienen distintos tiempos, distintas formas de pagar en la que debes hacer conciliación, comenzar procesos de cobranza, cancelación de servicios y mientras incrementan los clientes, también lo hace la complejidad de este.
Lo primero que tienes que tener en consideración son los pasos comunes que se dan cuando debes comenzar un proceso de facturación:
- Obtener los datos del cliente
- Seleccionar cuales son los productos y/o servicios que se incluirán en la factura
- Determinar cuales son los descuentos a los que accede el cliente
- Establecer el método, forma y pasarela de pago.
- Registrar toda la información de cada factura en el sistema de facturación.
- Enviar factura al cliente
- Determinar la fecha de pago
- Confirmar la recepción de la factura
- Conciliar el correcto pago de la factura
- Si existe algún inconveniente, como retraso en la factura, comenzar un proceso de cobranza.
Este proceso es común en cualquier empresa, pero cuando estás en un modelo de suscripción, esto lo tienes que hacer con determinada frecuencia para cada cliente, es por ello que se denomina recurrente y por esto también comienzan los problemas.
Por lo general, el equipo de finanzas de la compañía invierte los últimos diez días de cada mes, en este proceso, todos los meses. Por lo que se hace fundamental conocer cuales son los mejores consejos a la hora de querer optimizar y ahorrar tiempo en este proceso de facturación recurrente.
Mejorar la gestión de suscripciones
Aunque puede sonar un tanto fuera de lugar y pensarse que es un área que no afecta la facturación de la empresa. Tener una óptima gestión de suscripciones es fundamental para poder ahorrar tiempo en el proceso financiero de facturación.
Esto porque si tienes una gestión de suscripciones en óptimas condiciones, la información que proporcionas al equipo encargado de la facturación es de la mejor calidad y no se presta a confusiones.
Un ejemplo muy claro de esto y en el que puedes sentirte identificado, es que hay muchas empresas que tienen un desorden en relación a la oferta de sus productos. En ellos conviven muchísimos tipos de modelos de precios, distintos descuentos, tiempos, etc. Esto genera una confusión para los clientes, pero en mayor medida afecta directamente al proceso de facturación.
Manejo óptimo de facturas electrónicas
En latinoamérica, el proceso de facturas electrónicas lleva menos de diez años, las empresas a estas alturas se deberían manejar perfectamente con estas herramientas tecnológicas.
Pero la verdad es que existen muchas empresas que no han puesto el debido resguardo a este punto. En el mercado existen distintos software que entregan este servicio, en el que se presta un servicio de ayuda en torno a las facturas electrónicas.
Es importante que tomes los resguardos necesarios en este ítem, porque a diferencia de Estados Unidos, en el que se utiliza muchísimo el invoice, en Latam, esto no se puede utilizar, ya que las agencias fiscales lo consideran una evasión de impuestos y la verdad es que nadie quiere estar involucrado en problemas por delitos económicos.
Dejar atrás Excel
Dentro de casi todos los negocios, la herramienta de Microsoft Excel es una de las más utilizadas, no podemos dejar de nombrar los buenos resultados que esta solución nos ha brindado a todos.
Pero en este caso específico, en el que las facturas recurrentes de una empresa son cientos o miles, basar el trabajo del equipo financiero en una base de datos de Excel es dejar la enorme posibilidad de errores a la hora de los pagos.
Las fallas en este caso son humanas y la verdad es que no es que juzgue el trabajo de las personas que integran el equipo, sino que tiene que ver con que lo normal es que al estar enfrentados a una base de datos extensa y en la que debes cruzar muchísimos datos, las fallas se comienzan a registrar con relativa frecuencia.
Es por esto que se aconseja utilizar un software de gestión de suscripciones, en la que se automatiza este proceso y permite que los trabajadores del área financiera de tu empresa se dediquen a labores más importantes y suban su rendimiento.
Automatización de los procesos
Como te mencionamos anteriormente, la utilización de un software de gestión de suscripciones se vuelve una herramienta fundamental a la hora de optimizar la administración de tu empresa.
En mercados con economías más desarrolladas como el norteamericano, europeo y asiático, la utilización de software de gestión de suscripciones es una practica más bien común y está muy arraigada en la cultura de las empresas, sobre todo de quienes utilizan un modelo de suscripción.
En cambio, en Latam este proceso es más nuevo y tiene algunos detalles extra en torno a la figura de las agencias fiscales, que tienen un rol fundamental a la hora de emitir facturas en tu negocio.
Es por esto que los software americanos no pueden ser utilizados en la región, ya que se estaría cometiendo una evasión de impuestos, ya que estas utilizan la factura proforma o invoice.
Por lo que te recomendamos que manejes bien esta información y a la hora de comenzar a utilizar este tipo de software te asegures que sea un aporte para tu negocio y una buena inversión para tu empresa.
Resumen
Poder mejorar el tiempo invertido en la facturación recurrente se hace un tema relevante y urgente para empresas que manejan el modelo de suscripción. Las características propias de este tipo de negocios, propicia a la búsqueda de automatización de los procesos, como también del perfeccionamiento del modelo de precios, la forma en la que se gestionan las facturas y un largo etc.
Poder brindar un soporte tecnológico a los integrantes del equipo de finanzas como es un software de gestión de suscripciones, en el que ahorran al menos 20 horas cada semana, lo que posibilita a tus trabajadores a tener mejores resultados, como también mejora la relación con tus clientes.
