En la contabilidad las finanzas e ingresos se registran, se procesan y se analizan para generar estados financieros, que son útiles para los empresarios y su toma de decisiones.
Tradicionalmente, la contabilidad se realiza manualmente, por un contador capacitado, con el uso de registros, libros de cuentas, vales, etc. Pero con el avance de la tecnología, la contabilidad digital está tomando el control, debido a su precisión, conveniencia y velocidad.
Tanto el sistema manual como el informático se basan en los mismos principios, convenciones y conceptos de contabilidad. Sin embargo, difieren solo en su mecanismo, en el sentido de que la contabilidad manual utiliza lápiz y papel, para registrar transacciones, mientras que la contabilidad digital hace uso de computadoras e Internet, para ingresar transacciones electrónicamente.
Definición de contabilidad manual
La contabilidad manual, como su nombre lo indica, es el sistema contable en papel y lápiz, en donde se llevan los registros diarios, comprobantes y los libros de cuentas se utilizan para almacenar, clasificar y analizar las transacciones financieras de una empresa o pyme.
A menudo es utilizado por pequeños emprendedores, auto empleados, comerciantes de almacenes y bazares, para mantener el registro de las transacciones comerciales, debido a que el costo es menor.
Una de las ventajas del sistema de contabilidad manual es su fácil accesibilidad. También se caracteriza por la confidencialidad, ya que la información solo está en su libro contable. Sin embargo, las cuentas manuales solo pueden prepararse correctamente si el contador posee un buen conocimiento de su contabilidad.
Además, es probable que ocurra un error humano, como un registro incorrecto de transacción, una omisión, etc.
Definición de contabilidad digital
La contabilidad digital se puede describir como un sistema informático y/o software ya diseñado y programado, puede ser personalizado, para mantener un registro de las transacciones con el fin de generar estados financieros, para su posterior análisis.
El sistema de contabilidad computarizado se basa en el concepto de una base de datos. La base de datos de contabilidad se mantiene sistemáticamente, con una interfaz activa en la que se utilizan los programas de aplicación de contabilidad y el sistema de informes. Los dos elementos esenciales principales son:
Marco contable
El marco se compone de principios y estructura de agrupación para el mantenimiento de registros.
Procedimiento operativo
Existe un procedimiento adecuado para operar el sistema a fin de almacenar y procesar los datos.
Además, requiere una interfaz de usuario, una base de datos back-end, un procesador de base de datos y un sistema de informes para almacenar documentos en una aplicación orientada a la base de datos.
Los méritos de la contabilidad digital dependen de su velocidad, precisión, confiabilidad, legibilidad, información e informes actualizados, etc.
Diferencias clave entre contabilidad manual y digital
Estas son las diferencias entre la contabilidad manual y la contabilidad digital.
- La contabilidad manual se refiere al método contable en el que se utilizan anotaciones físicas para el registro de las transacciones financieras. Por otro lado, la contabilidad digital utiliza un software contable, para registrar las transacciones monetarias que ocurren en una empresa.
- En la contabilidad manual, el registro de la transacción se puede hacer a través del libro diario. Por el contrario, en la contabilidad computarizada, las transacciones se registran en forma de datos, en la base de datos personalizada.
- En la contabilidad manual, todos los cálculos, es decir, la suma, la resta, etc. con respecto a las transacciones se realizan manualmente. En contraste, en la contabilidad digital, no hay necesidad de realizar cálculos, ya que los cálculos son realizados por la computadora automáticamente.
- En la contabilidad manual, una persona permanece involucrada todo el tiempo, con las cuentas, para ingresar y actualizar las transacciones, lo que también es tedioso y requiere mucho tiempo. En contraparte, en la contabilidad digital, una vez que se ingresa la transacción, se actualiza automáticamente en todas las cuentas con las que se relaciona y, por lo tanto, el proceso es más rápido.
- Uno de los méritos de la contabilidad digital de la que carece la contabilidad manual es que en la contabilidad manual no hay forma de hacer una copia de seguridad de todas las entradas y estados financieros, pero en la contabilidad digital, los registros contables pueden guardarse y respaldarse.
- En la contabilidad manual, el balance de prueba se prepara solo cuando se requiere, mientras que, en la contabilidad digital, el balance de prueba instantáneo se proporciona diariamente.
- En un sistema de contabilidad manual, el estado financiero se prepara al final del período, es decir, el año financiero. Por el contrario, en el sistema de contabilidad digital el estado financiero se proporciona con el clic de un botón.
Conclusión
A medida que aumenta el número de transacciones comerciales, es difícil administrar las cuentas manualmente, ya que se necesita mucho tiempo para actualizar una sola transacción en todas las cuentas a las que corresponden.
En la contabilidad digital se ha eliminado una serie de limitaciones de poseía la contabilidad manual. Cada vez que se produce una transacción, la entrada se actualiza automáticamente en todas las cuentas que corresponden.
En SimpleDTE apreciamos la importancia de tener un software de contabilidad para mejorar tus procesos de facturación.
Si te encuentras en una etapa de crecimiento es mejor invertir en una contabilidad digital para una correcta gestión y para eliminar posibles errores.
