Cuando se trata del manejo y gestión financiera de cualquier empresa, lo más común es que se utilicen planillas de cálculo de la aplicación de Microsoft Excel. Tú sabes muy bien que este es un aspecto relevante para la compañía, la administración adecuada de los ingresos puede determinar el éxito de la organización.
No hay mucha distinción dentro de la gestión financiera de las distintas empresas presentes en el mercado. Aunque se trate de pequeñas y medianas empresas (PYME) o compañías mucho más grandes, en su mayoría apoyan su trabajo en relación a los ingresos con planillas de cálculo de Excel.
Sin desmentir el aporte que realiza esta herramienta tecnológica y las múltiples funciones que se utilizan dentro de la empresa, también hay que dejar en evidencia que genera problemas al gestionar las finanzas. Sobre todo cuando se trata de una compañía que experimenta un crecimiento y aumenta el volumen de ingresos.
La sencillez que brindan las hojas de cálculo, sumado a lo fácil que es aprender a realizar operaciones simples, que incluso generan gráficos de forma automática. La transforma en una manera útil y sencilla de almacenar datos y realizar cálculos. Pero la situación cambia drásticamente cuando se aumenta el volumen, en la que la herramienta se queda corta y puede transformarse más en un problema que en una solución.
Esta situación se vive en muchas empresas, que no saben cómo poder administrar bien los altos volúmenes de datos a los que se ven enfrentados. Pero particularmente, cuando se trata de empresas SaaS, esto se intensifica.
El problema se agudiza cuando es una empresa que maneja un modelo de negocio basado en la suscripción, como en gran parte funcionan las empresas SaaS, porque tienen una propuesta distinta de generar valor e ingresos para la compañía, que consiste en el cruce de muchos datos distintos de cada cliente.
Las empresas que ofrecen software como servicio o SaaS (por su sigla en inglés, Software as a Service) administran sus ingresos de forma particular. Ya que estas ofrecen sus productos en formato de planes, que pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales, anuales, etc.
Los clientes de estas compañías son los llamados suscriptores, que adquieren el servicio dependiendo del plan que más les acomode a cada uno, con formas de pagos distintas. El problema radica cuando se utiliza una planilla de cálculos de Excel, se realiza esta operación de forma manual, en la que las personas encargadas deben cruzar muchísimos datos de cada cliente.
Aunque quienes trabajen en esta área sean muy minuciosos y traten de ser lo más certeros, siempre se deja espacio a errores, que producen problemas a la hora de cobrar, de conciliar pagos y de generar cortes de servicios de forma adecuada.
Para poder minimizar los errores y optimizar el tiempo invertido del equipo de finanzas lo más recomendado es utilizar un software de gestión de suscripciones, que te permite automatizar tus operaciones e ingresar los datos de tus suscriptores una primera y única vez.
En esta oportunidad nos enfocaremos en la utilización de las planillas Excel y como dejar de depender de ellas, pero si quieres saber cómo funciona un software de gestión de suscriptores, te invitamos a leer el artículo "¿Qué hace un software de gestión de suscripciones? Tips para SaaS"
Dejar un clásico, para ir más allá
No podemos desconocer los aportes a la empresa que genera la utilización de las planillas de cálculo en Excel. Es un clásico que lleva muchísimo tiempo instaurado en el imaginario de las compañías y su administración.
Con esta herramienta ahorraste tiempo, pudiste visualizar los datos de forma más rápida con la creación de gráficos, como también usaste la herramienta de búsqueda de información, entre otras cosas. Pero la realidad es que en este nuevo contexto, en el que las empresas han tomado la decisión de implementar un modelo de negocio basado en suscripciones, Excel queda pequeño y no brinda las soluciones necesarias.
Son múltiples las desventajas a las que te enfrentas cuando gestionas tus ingresos con planillas de cálculo en Excel. El primero de todos es la baja automatización que tienes, porque claramente existen comandos y funciones que automatizan pequeños procesos, pero en su mayoría, se deben realizar de forma manual.
Como tampoco se ajusta a las necesidades de cada empresa, ya que Excel no presenta un formato personalizado. Las planillas siempre deben ajustarse y crearse desde cero, aunque existan algunas preconfiguradas.
Los accesos a la información no pueden configurarse, no se pueden restringir perfiles de usuarios, todos pueden ingresar en la misma calidad. Esto genera un peligro para algunos datos que pueden volverse un problema muy delicado.
Cambio tecnológico
Dejar atrás la utilización de Excel es el camino que están tomando las empresas Saas, que apoyándose en las nuevas tecnologías, han encontrado en un software la solución a su problema.
Un software de gestión de suscripciones tiene diversas características, entre ellas la automatización de los procesos contables. Como también genera facturas electrónicas autorizadas, aspecto importante en Latam, en la que se necesita una relación directa con las agencias fiscales.
La administración de pagos recurrentes es uno de los principales aportes que brinda esta solución, ya que esta entiende la lógica que hay detrás de esta. En la que se debe crear una relación empresa/suscriptor, que permita fidelizar al cliente y extienda su suscripción.
En un software se ingresan los datos de cada cliente en una planilla en línea, a la que se pueden restringir los accesos, particularidad que no tiene Excel. Como también se generan de forma automática las facturas recurrentes, se concilian pagos, los que se pueden realizar automáticamente si el cliente entregó los datos de su cuenta bancaria.
Al tener distintos planes, estos generan cortes automáticos si no renovó la suscripción. Como también se pueden ingresar los descuentos que se aplican, promociones y pagos únicos. Lo que disminuye los riesgos de errores al mínimo y también el tiempo invertido en el que puedes ahorrar hasta 20 horas semanales en operaciones de facturación y cobranza.
Resumen
Ir un paso más allá y ayudarse de la tecnología para mejorar la gestión de ingresos es lo más recomendado para empresas SaaS, como también para quienes llevan un modelo de negocio basado en la suscripción.
Utilizar un software de gestión de suscripciones es una de las decisiones corporativas que te llevará a ser más tecnológicos y más automatizados, optimizando la administración y el tiempo invertido.
Piriod es un software de gestión de suscripciones que puede operar en Latam, que emite facturas legalizadas y además automatiza el pago y cobro de suscripciones, haciendo este proceso más seguro, preciso e invirtiendo menos tiempo, con un ahorro de 20 horas a la semana del equipo de finanzas. https://piriod.com/
