Sin lugar a dudas el área de administración y finanzas tiene una función crítica por muy pequeña o grande que sea cualquier empresa. Es parte del núcleo de la operación del negocio, por tanto debe desarrollar sus labores de la forma más eficiente y eficaz posible, no solo para simplificar las operaciones comerciales, sino también cumpliendo con la regulación vigente en temas de facturación, cobranzas, contabilidad y mucho más. Tener retrasos y equivocarse en sus procesos no es opción para este departamento.
Sumado a lo anterior, los fundadores, gerentes o inversionistas solicitan a este departamento invertir en soluciones de tecnología y a la vez reducir el número de integrantes del equipo, siempre bajo un “no gasten mucho dinero”. Entonces la pregunta que nos hacemos es ¿Cómo puede el equipo de administración y finanzas cumplir con estas demandas y a la vez funcionar con la máxima eficiencia y eficacia posible? Aplica las siguientes prácticas y consigue tu objetivo.
Comunicación y trabajo en equipo.
Realiza conversaciones con el equipo de forma constante, incluso con los integrantes más jóvenes (nunca los subestimes). Siempre tendrán buenas ideas para eliminar todo proceso innecesario, realizar labores de forma rápida y encontrar nuevos canales de colaboración entre equipos. Escucha sus ideas e implementa las mejores.
Formación y desarrollo personal.
La formación y capacitación del equipo debe ser constante, con esto logras que en ningún momento tengas escasez de talento. Nunca es recomendable que sólo unos pocos tengan todo el conocimiento. Organiza un programa de capacitación y desarrollo para todos los perfiles. Lo puedes hacer de forma interna traspasando conocimiento entre los integrantes del equipo o también de forma externa contratando alguna consultora.
Establecer y cumplir plazos.
Establece plazos y que la meta sea cumplirlos, tanto como para los integrantes del equipo como los plazos con clientes, como por ejemplo las fechas de pago. La ineficiencia en el cumplimiento de pagos es la principal fuente de pérdida de dinero y tiempo. El flujo de ingresos siempre debe estar fresco, crea un cronograma de cobranza y automatiza con recordatorios a los clientes con una herramienta como SimpleDTE.
Tecnología al servicio del equipo.
Utiliza soluciones de software en la nube y haz que la información este siempre disponible para el equipo y también para otras áreas del negocio integrándose con todas las herramientas utilizadas por equipo.
Procesos masivos.
Aprovecha las soluciones de software de procesamiento por lotes o masivos y no trabajes cada actualización de precios, emisión de factura y envío de las mismas a los clientes. Busca un sistema en el que juntes y consolides todos los documentos, para que sean procesados juntos de una sola vez. Ahorrarás tiempo y esfuerzo.
Automatiza el mayor número de procesos.
Reduce lo máximo posible el trabajo manual o análogo automatizando múltiples tareas que puedes bajo un software de facturación automática, permitiéndole a los equipos de administración y finanzas ahorrar una cantidad gigantesca de tiempo en la facturación, la gestión de cobranza y la conciliación de pagos.
El rendimiento del equipo de administración y finanzas debe estar en constante monitoreo, debido a que es donde se genera la fuente de información esencial para la toma de decisiones respecto al negocio. Cuando su desempeño se vea afectado, aplica políticas de mejora rápidamente y asegúrate de que nivele y mejore su rendimiento rápidamente.
Ya conocemos la importancia del equipo de administración y finanzas, asegúrate de entregarle las herramientas necesarias para desarrollar sus actividades de la manera correcta.
