Tu negocio existe gracias a los pagos que recibes, por eso es importante saber administrar efectivamente tus finanzas. Te daremos algunos consejos para cada etapa de crecimiento de tu negocio.
Son pocos los empresarios que se dan cuenta de la diferente forma de administración de finanzas en cada fase del negocio, ya que es muy distinto la administración de una empresa establecida o una en crecimiento.
Cada etapa del negocio tiene un conjunto único de desafíos y obstáculos para enfrentar y superar. Estos son algunos consejos para manejar las finanzas de tu negocio en la etapa que estás cruzando actualmente.
Primera etapa: Antes del lanzamiento, Planificación.
Toda administración de finanzas comienza antes de abrir tu negocio y de recolectar tus primeras ganancias. En esta etapa lo más importante es la planificación y el presupuesto. Si buscas financiamiento de un banco o inversionista, o planea financiar el inicio con sus propios ahorros, deberá proyectar los ingresos y planear los gastos.
Esta puede ser una de las etapas más difíciles ya que requiere mucha estimación y algunas cosas parecieran no estar muy claras. ¿Qué puedes esperar razonablemente que ingrese por mes y cuánto espera gastar? Para estar mejor preparado es mejor subestimar los ingresos y sobrestimar los gastos. De esa forma podrás sorprenderte gratamente con los mejores resultados.
Cuando hablamos de gastos es muy importante considerar varios tipos al iniciar un negocio. Estos gastos incluyen gastos únicos, como el dinero utilizado para formar la empresa o comprar equipo esencial. Los costos continuos se pagan de manera regular e incluyen cosas como arriendo, servicios públicos y seguros comerciales. Los gastos corrientes también pueden ser fijos o variables. Los gastos fijos, como el arriendo del local, se mantienen constantes de mes a mes. Los costos variables aumentan o disminuyen según las ventas de tus productos y servicios.
Segunda Etapa: Primer año, implementación de infraestructura financiera.
Cuando ya hayas superado la meta del primer año, la gestión de las finanzas empresariales consiste en establecer una infraestructura financiera sólida. Comúnmente muchos dueños de pequeñas empresas descuidan sus finanzas comerciales en los primeros años de vida de la empresa. Se mantienen muy ocupados en tratar de priorizar otros elementos para que su negocio sea rentable y no quieren invertir en contratar a alguien más que los ayude y que haga ese trabajo por ellos. Este puede ser un gran error que se verá reflejado en los próximos años.
Por suerte la mayoría de las empresas no tienen mucha actividad financiera en los primeros años. Es bastante probable que no estés pagando a cientos de proveedores o recibiendo depósitos directos de cientos de clientes cada mes, por lo que la contabilidad es bastante sencilla. Lo ideal es que tengas el hábito de dejar una o dos horas a la semana para organizar tus finanzas con éxito y administrar el flujo de dinero. Debes llevar un registro de cuánto cobra, cuándo lo recolecta y de quién. Guarde copias de todas las facturas enviadas y recibidas y todos los recibos. Idealmente mediante en registros electrónicos que estén respaldados, puedes ver la opción de considerar un software de gestión de facturación y cobranza.
Controlar el flujo de efectivo debe ser tu prioridad número uno es esta etapa. Las empresas que fracasan son muchas en los primeros años y esto es a menudo por que no supieron administrar su flujo de efectivo. Es muy común el problema de tener demasiado dinero en cuentas por cobrar.
Tu negocio puede parecer muy rentable desde el punto de vista de los ingresos, pero si esos ingresos están relacionados con las cuentas por cobrar en lugar de tu cuenta bancaria, tendrás problemas para pagar tus facturas.
Esa es la razón por la que necesitas priorizar la contabilidad para tu negocio. Cuando tus libros están desordenados, la facturación es inconsistente y las cuentas por cobrar no son monitoreadas, es fácil pasar por alto los pagos faltantes. Al contrario si tus libros y registros están en buena forma, podrá ver mejor cuánto le debes cada cliente y mantenerse al día con las cuentas por cobrar para evitar, o al menos minimizar, los problemas de flujo de efectivo.
Tercera etapa: Quinto año, crecimiento y establecimiento.
¡Felicitaciones por estar en el quinto año! Solo alrededor de la mitad de las pequeñas empresas llegan a los cinco años. Tu negocio está ahora en la fase de crecimiento y establecimiento. En esta etapa, es probable que esté generando un ingreso constante y que su flujo de efectivo sea algo confiable.
Con los ingresos y el flujo relativamente estables, puedes verte tentado a pagar compras al contado para ahorrar dinero en intereses. Pero piensa esto con cuidado. Si las grandes inversiones perjudican tu flujo de efectivo, puede que te convenga financiarlo con crédito.
Un buen contador puede ayudarte a analizar las ventajas y desventajas de comprar o arrendar propiedades y equipos. Ahora es el momento de asegurarte de tener un contador que no solo se centre en el cumplimiento (presentar declaraciones de impuestos), sino en ser un socio estratégico en su negocio. Es el momento de analizar sobre la minimización de las obligaciones tributarias, la maximización de los beneficios tributarios y el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Si aún no lo estás haciendo, el quinto año es definitivamente el momento de comenzar.
Otro desafío que enfrentas en esta etapa es lidiar con las crecientes demandas de su tiempo y recursos. Si aún no has contratado empleados o ha comenzado a subcontratar actividades comerciales no primarias, como contabilidad, reclutamiento y softwares que te faciliten las labores.
Cuarta Etapa: Año 10, ampliar las ofertas y el mercado.
Si tu compañía tiene más de una década, es realmente el momento de celebrar. Solo alrededor del 4% de las empresas sobreviven más allá de los 10 años. En este momento, tu negocio está firmemente establecido y es posible que esté interesado en capitalizar esa estabilidad al ampliar sus ofertas de productos o servicios o ingresar a nuevos mercados.
¡Esto es bueno! Sin embargo, nunca debes sentirse demasiado cómodo en los negocios. Si no estás avanzando, estás retrocediendo. Mira tus recursos y trabaja con tu contador para hacer proyecciones realistas sobre el esfuerzo, el costo y los rendimientos potenciales.
La gestión de la deuda también es crucial durante la fase de expansión del negocio. Los préstamos tienen sentido para financiar el crecimiento y la expansión, pero demasiada deuda puede estrangular tu negocio. Examine la relación deuda-capital de tu empresa, qué es la deuda a largo plazo dividida por el capital. Las proporciones más bajas generalmente indican que su negocio está dentro de tu capacidad de endeudamiento y puede sobrellevar descensos cíclicos o estacionales. Ten en cuenta que esta referencia puede variar ampliamente según la industria.
Tu contador puede trabajar para determinar qué es aceptable para tu negocio, ya sea que necesites pagar una deuda o posponer el préstamo. Los prestamistas demasiado entusiastas pueden estar buscando más garantías (activos que el banco puede incautar si el préstamo no se paga), que si sus ganancias pueden respaldar los pagos de la deuda.
Conclusión.
Cada etapa del negocio lleva consigo muchos desafíos y debes estar siempre atento a nuevos problemas. Las soluciones que funcionaron en una etapa no son las mismas que pueden funcionar en las otras, por eso siempre debes estar flexible y dispuesto a ajustar tu plan de negocios y sus operaciones. Si administras las finanzas de su negocio de manera efectiva en etapas anteriores, sentará las bases para el éxito futuro. Apoyate e invierte en un buen software de gestión de facturación para llevar tus finanzas ordenadas en cada etapa del negocio.
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