Una de las tareas más importantes que tiene un nuevo dueño de negocios es crear un presupuesto para la empresa, así estimar los ingresos y gastos esperados y las necesidades de inversión.
Se debe crear el presupuesto utilizando la mejor estimación de ingresos y gastos (también conocida como estado de pérdidas y ganancias).
Antes de comenzar, considera por qué necesitas dedicar tiempo para crear un presupuesto.
Incluso si no necesitas financiamiento bancario, crear un presupuesto sigue siendo un ejercicio valioso para cualquier negocio nuevo o existente.
Un presupuesto es un componente clave de tu plan de negocios.
Piensa en esto antes de comenzar:
- ¿Qué necesitas antes de abrir las puertas de tu negocio?
- ¿Cuáles serán tus costos fijos y variables?
- ¿En qué puedes contribuir para mantener bajos los costos (muebles, por ejemplo)?
- ¿Puedes obtener ayuda de amigos y familiares?
Mantén tus “elementos imprescindibles” al mínimo. Cuanto menos necesites para el inicio de tu negocio, antes podrás comenzar a obtener ganancias.
Planifica “el primer día” de tu empresa
Comienza por determinar lo que va a hacer “el primer día” de tu negocio, abrir las puertas (o poner en funcionamiento tu sitio web) y comenzar a aceptar clientes.
El presupuesto inicial se puede dividir en cuatro categorías (algunas de las categorías pueden no aplicarse a tu negocio).
Las categorías son:
Costos de las instalaciones
Incluidos todos los costos de establecer una ubicación como el arriendo o compra de tu tienda, oficina, almacén etc. Por ejemplo, es posible que necesites paredes o un baño o un área segura especial en tu oficina o espacio físico.
Si estás trabajando desde tu casa, probablemente no tendrás costos de ubicación, pero puedes tener costos para arreglar una habitación en tu hogar para una oficina o una pequeña área de producción en tu patio.
Activos fijos
A veces llamados gastos de capital, son en realidad muebles, equipos y vehículos necesarios para configurar tu ubicación y comenzar tu negocio.
Los activos fijos también incluyen computadoras y maquinaria, muebles y cualquier cosa para tu oficina, tienda o almacén que sea necesaria para establecer tu negocio.
Materiales y suministros
Suministros de oficina, publicidad y materiales de promoción. Necesitarás un suministro inicial de estos para poder comenzar.
Otros costos
Honorarios iniciales a un contador para ayudarte a configurar tu sistema contable, licencias, permisos locales y otros documentos operativos.
En tu lista de estos costos iniciales, incluye los artículos que forman parte del negocio, como una computadora y muebles de oficina. Ten en cuenta el costo de estos elementos en tu lista para que puedas obtener crédito, como garantía para un préstamo comercial.
Estima los gastos mensuales fijos y variables
Los gastos fijos son costos que no cambian y no dependen de la cantidad de clientes que tengas. Recopila información sobre tus gastos fijos cada mes.
Aquí hay una lista de los gastos fijos mensuales más comunes:
- Arriendo o dividendo
- Teléfonos (teléfonos comerciales y celulares)
- Procesamiento de tarjeta de crédito – tarifas mensuales (las tarifas de transacción son variables)
- Tarifas de servicio del sitio web
- Pagos de arriendo de equipos
- Material de oficina
- Cuotas y suscripciones a publicaciones profesionales
- Publicidad, marketing y promoción, como redes sociales o anuncios.
- Seguros
- Honorarios profesionales (legales y contables)
- Pago / Beneficios a los empleados (Esta categoría es semi-fija, porque a veces puede reducir los costos de sus empleados).
- Gastos varios
- Pago de préstamos comerciales
Luego agrega gastos variables. Estos son gastos que cambiarán con la cantidad de clientes con los que trabajes cada mes.
Pueden incluir:
- Gastos de envío y embalaje.
- Comisiones por ventas
- Costos de producción
- Materias primas
- El precio al por mayor de los bienes que se venderán
Si tienes un negocio de servicios, es posible que no necesites muchos gastos variables.
Estimación de ventas mensuales
Esta es probablemente la parte más difícil de un presupuesto porque no sabes las ventas que tendrás en tu nueva empresa.
Debes hacer tres proyecciones diferentes de ventas.
El mejor de los casos, el que muestra tu estimación más optimista para las ventas del primer año
El peor de los casos, el que muestra tu escenario menos optimista, con muy pocas ventas durante los primeros seis meses a un año.
Escenario medio, es el punto intermedio. Es el escenario que probablemente le mostrarías a tu prestamista o inversionista.
Para ser realista en tu presupuesto, debes asumir que no se recaudarán todas las ventas que esperas.
Según el tipo de negocio que tengas y la forma en que los clientes pagan, es posible que tengas un porcentaje de cobros mayor o menor.
Incluye un porcentaje de cobros junto con tu estimación de ventas por mes. Por ejemplo, si estimas que las ventas en el primer mes serán de $5.000.000 y tu porcentaje de cobro es del 85%, muestra que tu efectivo para el mes sea de $4.250.000.
Calcula los costos variables de ventas para cada mes en función de las ventas del mes.
Por ejemplo, si tus ventas estimadas para un mes son 2.500 unidades y tus costos variables son $500 por unidad, los costos variables totales para el mes serían $1.250.000.
Agrega los costos variables mensuales a los costos fijos mensuales para obtener los costos mensuales totales (gastos).
Si estás vendiendo productos, es posible que desees calcular tu punto de equilibrio para incluirlo en tu presupuesto. El punto de equilibrio muestra cuándo comenzarás a obtener ganancias por cada venta.
Crear un estado de flujo de efectivo
El flujo de efectivo es, literalmente, la cantidad de dinero que entra y sale de tu negocio cada mes.
Administrar tu flujo de efectivo es una herramienta clave para mantener a flote tu nuevo negocio. Y el flujo de caja es más importante que las ganancias. Puedes obtener efectivo, pero si no tienes dinero en el banco, tu empresa no podrá pagar sus facturas.
Comienza tu estado de flujo de efectivo combinando los costos totales con el total de dinero de todas las ventas mensuales. Recuerda que las ventas y los cobros pueden ser diferentes, a menos que tengas un negocio de efectivo o crédito. Para el estado de flujo de efectivo, deberá utilizar cobros.
El total de flujo de caja mensual debería verse como esto:
Los $2.200.000 representan tu saldo total de efectivo para el mes, no tu ganancia.
Al cambiar tus cifras de ventas utilizando los tres escenarios anteriores, puedes ver el resultado en tu saldo de caja al final de cada mes. Este saldo de efectivo puede brindarte información sobre tus necesidades de efectivo y cuánto podrías necesitar pedir prestado para capital de trabajo.
Consejos para crear tu presupuesto de inicio de negocios
- Usa un software de contabilidad para crear tu presupuesto, para que puedas usar las cuentas existentes y hacer cambios más fácilmente. Si no tienes un software de contabilidad, puedes usar una hoja de cálculo.
- La mayoría de los inversionistas o prestamistas te pueden requerir hasta tres años de flujo de efectivo mensuales y tres años de declaraciones de ingresos trimestrales y anuales.
Los impuestos a las ganancias son un gasto variable, y tú no sabes qué impuestos tendrás que pagar hasta que calcules tu ingreso neto.
