El proceso de cierre de mes para toda empresa es muy importante y resulta trascendental para el buen funcionamiento de ésta, incluso toma tal nivel de relevancia que se transforma en una piedra angular que define el futuro de la compañía en términos financieros.
Para cualquier equipo de finanzas este proceso requiere de tiempo y dedicación, pero cuando se trata de empresas que manejan el sistema de facturación recurrente, este se torna aún más complicado, engorroso y se termina invirtiendo una cantidad de tiempo mucho mayor.
La facturación recurrentes es una estrategia muy utilizada por empresas SaaS, las que entregan soluciones tecnológicas a sus clientes, claramente no son las únicas usan este modelo de negocio, que también es usado por agencias, empresas de marketing digital, etc.
Cuando se habla de facturación o ventas recurrentes, se trata de empresas que manejan el modelo de negocio por suscripción, las que pueden ofrecer de diversa forma su servicio o producto, en las que se manejan planes mensuales, trimestrales, semestrales, anuales y con distintas formas de pago, por lo que son heterogéneas en su forma.
Pero existe algo que tienen todas en común y es que la mayoría de estas empresas experimentan problemas a la hora de realizar el balance de fin de mes en lo que respecta a las facturaciones recurrentes, en las que invierten una cantidad de tiempo elevada.
Esto se debe a diversos factores, que tienen relación al funcionamiento táctico en la que se generan las facturas y también en cómo son ordenadas por el equipo de finanzas. Comúnmente se realiza de forma manual, ingresando los datos a hojas de cálculo, lo que termina siendo muy lento y poco flexible.
Pero este problema tiene una solución que es bastante efectiva, agiliza los tiempos en que se realiza el proceso de facturación recurrente mensual y disminuye el tiempo invertido para el equipo de finanzas de la compañía. Un software de gestión de suscripciones da un respiro importante a fin de mes.
Este tipo de soluciones permite ahorrar al menos 20 horas semanales en la operación de facturas y cobranza de las ventas recurrentes. Lo que se traduce a una optimización de hasta un 80% en el tiempo que se invierte cada mes.
Dejar atrás la facturación manual
Las empresas que manejan este tipo de modelo de negocios basado en la suscripción, generan facturas recurrentes, las que comúnmente se ingresan a una planilla Excel, en la que se encuentra la información de cada cliente, en relación al plan que contrató, fecha límite de pago, etc.
Cuando se trata de organizaciones que tienen un crecimiento exponencial de su base de clientes, que todo este proceso se realice de forma manual lo transforma casi que en una piedra en el zapato. El equipo de finanzas tiene que hacer un trabajo monótono y susceptible a errores comunes, que terminan retrasando los resultados y perjudicando el buen funcionamiento del sistema.
Dentro de los problemas que enfrenta una empresa que maneja un sistema manual para la facturación, está el tiempo invertido que aproximadamente consta de cinco a seis días en que tienes al equipo de finanzas generando las facturas, cruzando datos, iniciando cobranza, etc.
Que sea un proceso manual no solo repercute en el tiempo que inviertes, sino que también provoca otras consecuencias. Una de ellas es la lenta respuesta que se da al ciclo de vida de un suscriptor cuando este no ha generado un pago, ya que comúnmente el corte del servicio se genera de forma tardía.
Además, no tener automatizado el proceso hace que la empresa sea poco integrada y flexible con los suscriptores, ya que en algunas ocasiones el cliente quiere modificar la fecha de inicio de su suscripción, lo que manualmente se hace muy engorroso.
Todo esta situación no puede atribuirse a la falta de profesionalismo del equipo de finanzas, sino que responde a la falta de automatización del proceso, ya que el volumen de información es muy alto y de diversas fuentes.
Soluciones en el mercado
Para poder optimizar el tiempo invertido en la facturación mensual de ventas recurrentes es preciso dejar de utilizar la forma manual y optar por automatizar este proceso con la ayuda de un software de gestión de suscripciones, que entiende la lógica de lo que significa este modelo de negocio.
Hay que tener en cuenta, que en el mercado existen distintas herramientas de contabilidad que generan facturas electrónicas, las que están legalizadas por las distintas agencias fiscales que funcionan en Latam.
Pero esto está muy lejos de solucionar el problema que tiene una empresa al generar las facturas recurrentes, en las que necesitan un software que se conecte a las distintas pasarelas de pago y realice la facturación de forma automatizada.
Los suscriptores tienen distintas características, las que se deben abordar de distinta forma acorde a lo que ellos solicitaron y la compañía debe ser capaz de manejar esta situación de forma óptima, tanto para la empresa, como para el cliente.
Cuando se utiliza un software de gestión de suscripciones los tiempos de facturación se pueden flexibilizar, característica que hace que la empresa puede adaptarse a diferentes fechas de inicio, incluso si esta es después de dos meses de que se conectó con el cliente, como también puede programar fechas de renovación.
El equipo de finanzas debe ingresar por una única vez la información del suscriptor, para que después se generen las facturas, pagos, mensajes de cobranza, renovación, entre otras, de forma automática. Incluso se pueden generar pagos únicos en la misma plataforma.
Mejoramiento para área de finanzas
La utilización de un software de gestión de suscriptores cambia sustancialmente el comportamiento del equipo de finanzas de la empresa. Ya que pasa de invertir casi una semana en la facturación mensual, a realizarlo en un solo día.
El tiempo que ahorra el equipo lo puede utilizar en implementar estrategias para la empresa, en base a las métricas que son entregadas por la misma solución tecnológica, sustentadas por el comportamiento de los suscriptores.
Como también entrega información relevante sobre el flujo de caja de la empresa, en el que el equipo de finanzas lo puede pronosticar. Esto debido a que el software es el que se encarga de los pagos, de la emisión de reembolsos, la medición de facturas, contar cuántos clientes han pagado mensualmente, el tiempo en el que vencen las suscripciones, todo de forma automatizada.
Resumen
El modelo de negocio por suscripción ha ganado terreno en este último tiempo. Es la forma en la que las empresas más modernas se están manejando, pero necesita requerimientos específicos.
Las facturas recurrentes que genera este modelo hace que un funcionamiento manual se torne cuesta arriba para el equipo de finanzas y a la larga para toda la empresa. Por eso es preciso utilizar un software de gestión de suscripciones que permita tener un funcionamiento óptimo de este sistema.
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