Un sistema de facturación electrónica agiliza el proceso de la facturación y gestión de sus documentos. Este software mejora su capacidad de tomar decisiones financieras en materia de ventas, compras y también en el campo tributario. Usted estará preguntándose ¿Cómo?, fácil, debido a las diferentes funcionalidades existentes que le explicamos en la siguiente lista:
Registro y administración de productos y clientes:
La solución gratuita disponible en www.sii.cl es un gran aporte tecnológico al proceso de facturación electrónica de Chile, sin embargo cuando su negocio se encuentra en una etapa mas avanzada en cuanto a crecimiento este comienza a ser un limitante en temas de gestión del tiempo, ya que no nos permite almacenar el registro de nuestros productos para así llamarlos con un código en la ventana de emisión de documentos y así ahorrar tiempo. El software de facturación le permite llevar la gestión de sus productos como también su stock y agilizar el proceso de generación de documentos ya que basta solo llamarlo con un código o con las 3 primeras letras del nombre del producto, lo mismo sucede con la administración de sus clientes.
Gestión de cobranzas:
Un sistema de facturación electrónica le permite llevar el control completo de sus cuentas por cobrar o documentos de venta a plazo (7, 30, 45 dias), esto le permite saber en todo momento cuanto a quien debe cobrarle, ademas le notifica por email cuando deba cobrarle a su cliente, ademas tiene la capacidad de registrar abonos y compromisos de pago en el caso de que el plazo de pago exceda al pactado en el documento.
Métricas de compras y ventas:
Para la buena toma de decisiones el sistema de facturación electrónica debe permitirle conocer los números del negocio en todo momento y lugar, para ello no existe mejor forma de comprender estos datos que no sea a través de gráficos interactivos donde pueda modificar el rango de fechas y datos que quiere conocer.
Integración con su sistema de gestión:
Si su negocio gestiona una gran cantidad ordenes de venta, productos o clientes en un sistema que usa hace ya algún tiempo importante y no cree ser capaz de cambiar ese sistema el sistema de facturación electrónica que elija debe ser capaz de integrarse o interactuar con la información disponible en su sistema de gestión, esto quiere decir que si usted desea facturar una orden de venta, el software de facturación debe extraer por si solo toda la información de esa orden de venta y generar su factura, entre muchos otros ejemplos.
Acceso a su facturación desde cualquier lugar y dispositivo:
Los dueños de Pymes por lo general están fuera de la oficina, ya sea en reuniones, viajes de negocios, etc. y ademas muchas veces no tienen un dispositivo de escritorio a su mano, por estas razones el sistema de facturación que usted elija debe tener la posibilidad de que pueda utilizar el 100% de las funcionalidades en diferentes dispositivos como tablets, smartphones o notebooks y en cualquier lugar geográfico. En resumen su facturación electrónica debe desarrollarla en un sistema en la nube o cloud.
Facturación masiva de guías:
La posibilidad de facturar sus guías de despacho de manera masiva le aporta el ahorro de tiempo necesario para actividades realmente importantes en su negocio. Es por ello que este es un factor crítico en la elección de sus sistema, la facturación masiva de guías de despacho le permite seleccionar las guías que desee y generar una factura que haga referencia a los documentos anteriormente seleccionados, todo este trabajo en no mas de un par de clics.
Cálculo de impuestos:
Sin duda el pago de los impuestos es una tarea delicada y que requiere mucha concentración ya que cualquier calculo erróneo repercute positiva y negativamente en su negocio, es por ello que el sistema que usted elija debe generar la declaración mensual de impuestos (F29) automáticamente por usted y así asegurarse de que los cálculos correspondientes están hechos en base a la información que usted ha generado en el periodo.
Conclusion:
Si bien la facturación electrónica es un requerimiento obligatorio por parte del estado chileno, su empresa debe tomarlo como una oportunidad de crecimiento en su modelo de gestión ya que los beneficios son estos y muchos más. La solución que usted elija debe contener estas y otras funcionalidades. Actualmente el sistema de facturación electrónica que tiene en mente ¿realiza estas tareas?.
